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03/03/2018

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3 Puntos por los que el área de registro en los eventos es el punto más critico de los eventos


En base a nuestra experiencia redactamos las principales causas por las que el área de registro es el punto más importante de la experiencia en tu evento

3 Puntos por los que el área de registro en los eventos es el punto más critico de los eventos


En el ámbito de los eventos estamos acostumbrados al estrés pre, durante y post evento, así como a la falta de sueño y de tiempo, vemos como el tiempo pasa y se nos escapa de las manos y es por eso que muchas veces decidimos sub contratar empresas que nos simplifiquen todo el trabajo de organización de nuestro evento, así como permitirnos un poco de tiempo libre, de igual forma los que hemos decidido implementar el área de registro por nuestra propia cuenta, y no me dejaran mentir, es la verdadera locura, pues cuando la gente comienza a llegar, el margen para tener un error es CERO, y si se llega a cometer, el tiempo para resolverlo es crucial, pueden ser solo unos minutos, pero esos minutos se cuadriplican incrementando la fila y la desesperación de los participantes, de tal forma que acabas con una fila interminable de gente desesperada por entrar. Así que en base a mi experiencia he decidido listar los siguientes puntos de por que el área de registro es la más critica durante la mayoría de los eventos

"Los que hemos decidido implementar el área de registro por nuestra propia cuenta, y no me dejaran mentir, es la verdadera locura."


1.- Es el primer contacto con los participantes.


Normalmente identificamos el área de registro por que nos la indican como "Es aquel lugar donde se ve la fila enorme e infinita esperando a entrar"


Yo creo que todos en algún momento de nuestras vidas hemos asistido a algún tipo de evento, ya sea una convención una exposición o algún congreso, y lo primero que vemos al momento de entrar al lugar del evento, buscamos el área de registro, por que sabemos que ese lugar nos dará el acceso a aquel esperado evento por el cual hemos estado ansiosos y hemos recorrido un largo trayecto hasta ese gran centro de convenciones / exposiciones con un nombre rimbombante o bajo la marca de algún banco, pero no nos desviemos del tema, normalmente identificamos el área de registro por que nos la indican como "Es aquel lugar donde se ve la fila enorme e infinita esperando a entrar", cuando nos han dicho eso sabemos que tendremos que esperar parados por un largo tiempo, para recibir nuestro espectacular gafete y bolsa con regalos del evento, bueno pues ahí es donde podemos detectar que comienza la interacción con el evento, desde ese momento nuestras expectativas del evento están con las ansias de saber que es lo que hay dentro, y a mi me ha ocurrido, que mientras espero en la fila y veo que avanza de forma continua y fluida me alegro y mi experiencia empieza a ser gratificante, pero en casos donde la fila tarda varios minutos en moverse, la gente se sigue acumulando el calor las ansias el cansancio y la desesperación se comienzan a acumular me generan cierto disgusto, y no lo podemos negar, al momento de llegar a la estación de registro y vemos a la señorita que nos atiende siempre nos gusta que nos sonría o que nos trate bien después de la larga espera, aún que probablemente ella este más estresada con nosotros pero bueno, ese es su trabajo.




2.- Cero margen de error.


He visto gente con años de experiencia quedar paralizados ante ciertos problemas que surgen en el área y a muchos otros rendirse y salir corriendo.

Estoy de acuerdo con que suena algo exagerado, pero créanme así lo es, llevo en el ámbito de los eventos más años de los que tiene Facebook cotizando en la bolsa, y como lo mencione antes, perder un minuto de registro es perder esa cantidad multiplicada por cada una de las estaciones que estén funcionando multiplicado por 2, es un aproximado pero de igual forma es demasiado y nosotros los seres humanos tendemos a desesperarnos con facilidad en filas muy largas donde después de una larga travesía por la ciudad el trafico o el subterráneo tenemos que llegar a esperar parados por un rato, bueno, cuando eso pasa del lado del área de registro es una completa locura, he visto gente con años de experiencia quedar paralizados ante ciertos problemas que surgen en el área y a muchos otros rendirse y salir corriendo.

Así es, con la gran cantidad de gente a ser atendida, los miles de gafetes, cordones y artículos a ser entregados, cientos de miles teclas presionadas, fallas técnicas, por que si amigos las fallas técnicas existen y las hay hasta en los mejores sistemas y la falta de planificación, falta de equipo o falta de entendimiento con el cliente o la locación, por que así es también me ha ocurrido, los registros se vuelven un área de caos increíble, pensaba plantear en este mismo post los errores más comunes en el área de registro pero yo creo que ese tema merece un post único y 100% detallado, en fin todos esos errores nos llevan a un lapso horrible y estresante de algunas horas mientras vemos a los capturistas con el estrés al máximo




3.- Es donde los datos son recolectados.


En el área de registro, guardamos nuevos participantes, confirmamos asistencias, generamos certificados, realizamos las encuestas, entre muchas otras cosas

Vamos, seamos sincero, los datos, esas valiosas letras en una base de datos, son valiosos y los necesitamos para nuestro trabajo de marketing, para hacer mailing y para vender a todos y cada uno de los asistentes, pero ¿donde recolectamos toda esa información?, así es, en el área de registro, guardamos nuevos participantes, confirmamos asistencias, generamos certificados, realizamos las encuestas, entre muchas otras cosas, es donde esa mina de datos se concentra y uno de los principales objetivos de muchos de los eventos que organizamos, y yo opino que por todo esto el área de registro es uno de los puntos más críticos durante nuestro evento.







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