Registro para convenciones
Respuesta corta: en una convención los asistentes no se inscriben solos: están invitados. El registro confirma quién viene, captura lo que la logística necesita (hospedaje, alimentación, transporte), lo acredita por categoría (directivos, distribuidores, staff) y controla la entrada a la plenaria y a cada breakout. Al cierre, dirección recibe un reporte de quién asistió a qué. Nuestro equipo lo opera en la sede.
La lista la define la empresa, no el público.
En un congreso la gente se inscribe; en una expo, llega quien quiere. En una convención corporativa, de distribuidores o de asociación, la empresa ya sabe a quién invitó y necesita saber quién confirmó, quién llegó y a qué sesiones entró.
Se carga la lista de invitados y cada uno confirma su asistencia. Sabes quién falta por responder antes de cerrar números con el recinto.
El formulario de confirmación pide lo que el equipo de logística necesita: hospedaje, alimentación, transporte o accesibilidad, en una sola base.
Directivos, distribuidores, staff e invitados especiales, cada uno con su gafete y sus accesos. El detalle está en acreditación para eventos.
La plenaria reúne a todos; los breakouts separan por región, línea de negocio o categoría. Con control de acceso por sala cada quien entra a la suya.
Al cierre: confirmados contra asistentes, asistencia por categoría y por sesión. Lo que dirección pregunta el lunes siguiente.
Antes, el día y después.
Invitación y confirmación
Carga de invitados, confirmación en línea con QR y datos de logística por persona. Si la convención cobra cuota, los pagos en línea se integran al mismo registro.
Acreditación y salas
Mesas de registro en piso por categoría, gafetes impresos al momento y lectura de QR en la plenaria y en cada breakout.
Reporte de cierre
Confirmados contra asistentes, asistencia por categoría y por sala, listo para dirección.
El director no hace fila.
En una convención la llegada la ven los invitados que más importan. Va un coordinador técnico en sitio con servidor local: si se cae el internet del recinto, seguimos registrando e imprimiendo gafetes. 17 años y más de 700 eventos operados, con oficinas en CDMX y Monterrey. Los planes empiezan en Básico $9,963.27 + IVA y Profesional $16,967.96 + IVA; el detalle está en precios.
Dudas sobre el registro de convenciones.
¿Pueden trabajar con una lista cerrada de invitados?
Sí. Se carga la lista, cada invitado confirma su asistencia y sólo quien está en ella recibe su QR. Ves en todo momento quién falta por confirmar.
¿Se pueden capturar datos de hospedaje y logística?
Sí. El formulario de confirmación pide lo que necesite tu equipo: hospedaje, alimentación, transporte o accesibilidad.
¿Controlan quién entra a la plenaria y a cada breakout?
Sí. Con lectura de QR en cada sala sabes quién asistió a cada sesión, y cada categoría entra sólo a las salas que le corresponden.
¿Qué incluye el reporte de cierre?
Confirmados contra asistentes, asistencia por categoría y por sala, para presentarlo a dirección.
¿Qué pasa si se cae el internet del recinto?
Seguimos registrando. El coordinador técnico lleva un servidor local y los gafetes se siguen imprimiendo al momento.