Formulario de registro para eventos: pide lo justo y que lleguen con su QR.
Un buen formulario de registro para eventos pide sólo los datos que vas a usar —nombre, correo, teléfono, empresa y tipo de asistente—, valida cada campo al momento y le manda al asistente su confirmación con código QR. Cada campo de más baja los registros; cada campo que falta te deja sin el dato el día del evento.
Lo armamos a la medida de tu evento como parte del prerregistro en línea, y el mismo QR es el que se escanea en la entrada.
Seis campos que casi todo evento necesita.
Cada uno tiene un uso concreto el día del evento. Si no sabes para qué vas a usar un dato, no lo pidas.
Es lo que va impreso en el gafete. Pídelos en campos separados para ordenar listas y evitar gafetes con el nombre cortado.
Ahí llega la confirmación con el código QR. Valídalo al momento: un correo mal escrito es un asistente que llega sin su acceso.
Para recordatorios y cambios de último minuto. Es el canal que más se lee la semana del evento.
Van en el gafete y en los reportes. En eventos de negocio es el dato que más le importa a patrocinadores y expositores.
General, ponente, prensa, expositor, staff. Decide qué gafete se imprime y a qué zonas entra. Es la base de la acreditación por categoría.
Una casilla de aceptación con liga a tu aviso. Si guardas datos personales, tienes que poder demostrar que el asistente los autorizó.
Los campos que dependen del tipo de evento.
Especialidad y días
Especialidad o institución, a qué días asiste y en qué talleres se inscribe. Si entregas constancias, el nombre tal como debe aparecer. Ver registro para congresos.
Sector e interés
Sector, tamaño de empresa y qué viene a buscar. Es lo que convierte la lista de visitantes en prospectos para tus expositores.
Área y logística
Área o sucursal, necesidades de accesibilidad o alimentación y, si aplica, transporte u hospedaje. Nada más.
Lo que hace que la gente abandone el formulario.
Pedir todo de una vez, campos obligatorios que no se usan, un formulario que no se ve bien en el celular y no validar el correo. Y el error más caro: que el registro termine en una hoja de cálculo y el día del evento alguien tenga que buscar nombres en una lista impresa.
Por eso nuestro formulario no termina en una lista: termina en un QR que se escanea en la entrada, en un gafete impreso al momento y en el aforo en tiempo real. Es la misma plataforma de nuestro software de registro para eventos.
Dudas sobre el formulario de registro.
¿Cuántos campos debe tener un formulario de registro para eventos?
Los que vayas a usar. En la mayoría de los eventos bastan de cinco a siete: nombre, apellidos, correo, teléfono, empresa, tipo de asistente y la aceptación del aviso de privacidad. Lo demás se puede pedir después, en un correo de seguimiento.
¿Sirve Google Forms para registrar asistentes?
Para una reunión chica, sí. Se queda corto cuando necesitas un QR único por asistente, controlar el cupo, imprimir gafetes o saber quién entró: Google Forms junta respuestas en una hoja, y el día del evento alguien tiene que buscarlas a mano.
¿Qué pasa después de que el asistente envía el formulario?
Recibe su confirmación con un código QR, y antes del evento sus recordatorios. El día del evento escanea el QR en la entrada, se imprime su gafete y queda contado en el aforo.
¿Pueden hacer el formulario a la medida de mi evento?
Sí. Definimos los campos, las validaciones y las reglas por tipo de asistente, con tu marca, y lo conectamos con el registro en sitio.
¿Qué datos personales puedo pedir?
Los necesarios para el evento, con un aviso de privacidad que diga para qué los usas y una casilla de aceptación. Evita pedir datos sensibles si no los vas a usar.