No todos los asistentes son iguales, y su acreditación tampoco.
Ponentes, prensa, expositores, staff, patrocinadores y asistentes generales: cada perfil tiene su propio proceso, su gafete y sus zonas. Nosotros lo montamos y lo operamos el día del evento, en toda la República.
Un proceso distinto para cada categoría.
Esto es lo que diferencia a la acreditación del registro general: no es dar entrada, es decidir quién es cada quien y qué puede hacer dentro.
Confirmación de sesión y horario, carga de su presentación antes del evento, gafete diferenciado y acceso a sala de ponentes. Si no suben su material, el sistema avisa a quién le falta.
Solicitud con validación documental: medio, credencial y cobertura. Se aprueba o se rechaza desde el panel antes del evento, y el gafete sale marcado con su nivel de acceso.
Acreditación por stand con cupo de pases por empresa. Cada expositor gestiona a su propio personal y tú ves el consolidado sin perseguir listas por correo.
Listas por patrocinador, confirmación personalizada y acceso a zonas reservadas. Se puede diferenciar por nivel de patrocinio.
Acreditación de montaje y operación, con vigencia por día y por zona. Sirve para saber quién estuvo en el recinto durante el armado, no sólo durante el evento.
El volumen grande, con prerregistro en línea y su código QR. El día del evento sólo escanean y pasan.
Tres momentos.
Formularios por perfil
Cada categoría llena lo suyo: el expositor sus pases, la prensa sus documentos, el ponente su presentación. Con validación y aprobación desde el panel.
Mesas por categoría
Mesas separadas para que la fila de asistentes generales no se mezcle con la de prensa o expositores. El gafete se imprime al momento con su color y su nivel.
Quién entró y a dónde
Reporte por categoría y por zona: cuántos de prensa acudieron, qué expositores usaron todos sus pases y qué salas tuvieron más aforo.
La acreditación falla el día que importa.
Un ponente que no aparece en la lista, un periodista sin su gafete, un expositor con tres personas más de las que pagó. Son los problemas que no se resuelven por chat: se resuelven en la mesa, en el momento.
Por eso va un coordinador técnico que también es el ingeniero, con su propio servidor por si se cae la red del recinto, impresoras térmicas nuestras y personal local en cualquier estado. 17 años acreditando congresos, expos y convenciones. Así se ve la mañana de un evento nuestro.
Dudas sobre acreditación.
¿Cuál es la diferencia entre registro y acreditación?
El registro da entrada al evento. La acreditación decide además quién es cada quien: valida su perfil, le asigna un nivel de acceso y lo distingue con un gafete distinto. Un congreso con prensa, ponentes y expositores necesita acreditación; una charla abierta se resuelve con registro.
¿Pueden validar documentos de prensa antes del evento?
Sí. La solicitud incluye los campos y archivos que pidas (credencial, carta del medio, cobertura), y tu equipo aprueba o rechaza desde el panel. El acreditado recibe su confirmación automática.
¿Cómo se controla el cupo de pases por expositor?
Cada empresa tiene su cupo y gestiona a su personal desde su acceso. Si quiere más pases, queda registrado el excedente para que tú decidas si lo autorizas o lo cobras.
¿Los gafetes pueden ser distintos por categoría?
Sí: color, leyenda y datos distintos por perfil, impresos al momento. Es lo que permite que el personal de piso identifique un acceso con sólo verlo.
¿Sirve para eventos de varios días?
Sí. La acreditación puede tener vigencia por día y por zona, y los reportes se separan por jornada.