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14/05/2017

Eventos Confesiones

El cliente no siempre tiene la razon: Confesiones de una agencia de planificación de eventos


En este post presentamos confesiones reales de personas que trabajan en la industria de los eventos.

El cliente no siempre tiene la razon: Confesiones de una agencia de planificación de eventos

Tenemos los comentarios más francos y sin censura de expertos en la organización de eventos respecto a los clientes, Algunos detalles son cambiados para respetar la intimidad del confesor sin modificar la redacción.


 

Como director ejecutivo en una agencia de planificación de eventos, Aquí esta mi confesión.


Estoy completamente orgulloso de ser un organizador de eventos, pero quiero aprovechar esta oportunidad para compartir algunas de las cosas de las que normalmente no puedo hablar. No es por quejarme pero creo que otros administradores de eventos entenderán y de acuerdo con nuestras responsabilidades en los eventos.

Los tiempos de entrega son ridículos.


Todo el mundo esta tan ocupado hoy en día, pero a menudo me sorprende lo tarde que los clientes deciden ponerse en contacto para la realización de su evento.
¿Como crear un evento en 6 semanas o menos, desde el contacto inicial hasta la nacionalización del evento?
Ciertamente esto es insólito, seamos honestos con tan poco tiempo de preparación ciertamente mas de una cosa va a salir mal. Y esto no es solo para eventos, también para espectáculos de moda, lanzamientos de productos, cenas o lo que sea realmente.

Lo más irritante es, sin embargo, cuando los clientes que se acercan en el ultimo momento, cuando han estado pensando en hacerlo desde hace 6 meses, pero no hicieron nada al respecto, a pesar de que la fecha del evento la tienen planeada y sin posibilidad de re-agendar. Si hubieran llegado a nosotros antes, podríamos haber tenido una mejor selección de la locación, negociado mejores tarifas. No entiendo por que si la agenda de uno mismo, suele estar ocupada dentro de las próximas 5 semanas o más piensan que sera diferente para los asistentes, a veces pienso que lo hacen para hacerme trabajar horas extras y elevar mi presión arterial por los cielos.

Los clientes no tienen ni idea.


Durante un evento reciente, nuestro equipo estuvo hasta las 23:00 en la oficina durante las 4 noches anteriores a la fecha del evento. No era por des-organización, pero teníamos que asegurarnos que todo fuera precisamente como queríamos. Nos vimos afectados por que el cliente cambio de opinión sobre algunas cosas y no suministro la información dentro de los plazos de entrega, pero estas cosas pasan y por supuesto se convierte en nuestro problema, no el problema del cliente. Después de todo, el cliente nos esta pagando para hacer de estos problemas, nuestro asunto. De todos modos, en la mañana del evento el cliente pregunto sobre lo que habíamos conseguido, yo le respondí -Apenas logramos terminarlo en la noche, hemos trabajado hasta tarde, a lo que el cliente me respondió "Ah, por supuesto, debes dejar de trabajar muchos eventos a la par, o contratar más gente". Fue entonces cuando me di cuenta que los clientes no tienen absolutamente idea de todo lo que hacemos para entregar un trabajo adecuado. En realidad nadie tiene idea de lo que entra en juego al planificar un evento, Quizás es nuestra culpa por hacerlo parecer demasiado sencillo.


Los clientes definitivamente no siempre tienen la razon


Tengo la suerte de manejar eventos sorprendentes, trabajar con marcas fantásticas y grandes nombres. Me encantan los desafíos que implican y me llevan a los limites para crear un evento único. Y por supuesto me encanta cuando hay un presupuesto decente para realizaros.

Con algunos clientes a pesar de que tratamos de apoyarlos, con mucha frecuencia nos encontramos con ideas realmente innovadoras y conceptos que serian perfecto para ellos, pero deciden que no tienen el presupuesto o simplemente quieren ir a lo seguro. Del mismo modo que vemos a menudo el valor del uso de la tecnología para eventos, pero no todos nuestros clientes se convencen de innovar. Los clientes parecen "considerarlo" pero al final les da miedo la tecnología.

La mayoría de las cuentas que administro parecen siempre respetar mi opinión y experiencia, así que escuchan mi consejo como si fuera ley, pero de vez en cuando aparece algún cliente que quiere hacer todo a su manera. Y, por supuesto trato de no tomar ninguna postura superior cuando se dan cuenta que yo tenia razón.

¿Todos los planificadores de eventos estamos locos?


Hay tantas grandes personas en la industria - parece que atrae a un cierto tipo de personalidad. Supongo que tiene que se tiene que ser un poco loco para trabajar en eventos. Asistir a eventos para organizadores siempre es un buen tratamiento y hay la oportunidad de conocer mucha gente nueva y lugares geniales, rara vez parece competitivo entre las agencias que asisten, todos se llevan bien como una cuando una casa de la colonia se prende en llamas, así es en la industria de los eventos, todos nos apoyamos entre todos. Probablemente la rivalidad amistosa y apreciación del trabajo de nuestros "competidores" es probablemente lo mejor de todo.


¿Por que me gusta ser organizador de eventos?


Me encanta crear un terreno de juego para los clientes, conseguir el entusiasmo que generan los clientes con la visión que les creamos. Al finalizar el proyecto, la sensación de satisfacción siempre es enorme (sobre todo si el tiempo de espera ha sido menor de seis semanas!) y me hace realmente orgulloso saber que los eventos fueron exitosos al concluirse (aun que los clientes no se hubieran enterado completamente de lo que paso).

Otro punto que es de mi agrado, son las entregas de premios. Alguno de los eventos que he asistido han sido legendarios y con mucha diversión. Es particularmente cuando nuestros clientes nos reconocen.


En conclusión


Hay algo extrañamente adictivo en la planifiación de eventos, y estoy agradecido cada día que puedo llegar a hacer algo que verdaderamente me gusta. Si pudiera quitar los plazos de entrega cortos, las largas horas de charlas sin sentido a clientes que no escuchan y las fechas limite estaría completamente en el paraíso.


¿Deseas compartir tu confesión sobre planificación de eventos?


Nuestro correo es contacto@registro-eventos.online y ¡Estamos en contacto!






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