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12/03/2017

Eventos Recomendaciones

Consejos para Planear un Evento Efectivamente


La organización y planeación de un evento requiere planificación, Ya sea una conferencia, seminario o una reunión de co-working, no importa el tiempo de planificación, el éxito de su evento se centra en los detalles.

Consejos para Planear un Evento Efectivamente

La organización y planificación de un evento requiere planificación, Ya sea una conferencia, seminario o una reunión de co-working, no importa el tiempo de planificación, el éxito de su evento se centra en los detalles. Hemos recopilado unos consejos de planificación de eventos.


Define tu objetivo de audiencia.


Este es el primer paso, es necesario saber cual es tu audiencia antes de hacer cualquier cosa, pues es necesario tener nuestro publico objetivo definido para poder decidir acciones como la elección de la locación, productos, temática y expositores de los stands, teniendo este enfoque nos ayudara a mantenernos enfocados en el logro de metas especificas y permitir alcanzar un alcance deseado.


Has una lista de detalles de todo lo que necesitaras (Iluminación, transporte, ponentes, refrescos, limpieza, etc.).


Cuando decides  realizar un evento, todo lo que importa, desde el contenido del programa hasta una solución para el transporte. Hacer una lista ayudara a que no pase cosas por alto y ayudara a mejorar la imagen de la audiencia hacia su marca.


Tener un objetivo comercial claro para la realización de su evento.


Debe tener claro que es lo ¿Que esta haciendo?, ¿Por que lo esta haciendo?, ¿Que desea obtener con lo que esta haciendo?, ¿Como beneficia a mi empresa, marca, asociación, causa?, ¿Piensa ganar dinero o lo ve como inversión?. Esto le ayudara a darle un propósito definido a su evento.


Tenga en cuenta los otros eventos de la industria a la hora de programar.


Antes de planificar una fecha consulte el calendario, Asegúrese de no programar su evento en las fechas próximas a otro, o cerca de los periodos de vacaciones más populares


Sea flexible con los cambios de tamaño, ubicación y detalles


A medida que se entra en el proceso de planificación de eventos, es posible que los cambios de tamaño, ubicación y otros detalles sean más frecuentes de lo que se pensaba originalmente. Esto es natural, ya que siempre hay que seguir lo que más vaya acorde a nuestro objetivo comercial.


Conozca sus limitaciones.


Todos queremos que nuestro evento sea recordado por todos, y a veces perdemos la noción de nuestro presupuesto, tenemos que ser realistas en lo que podemos gastar nuestros recursos económicos y nuestro tiempo, Si el presupuesto es peque;o, puede compensar con creatividad.



Desarrolle un "Plan de financiamiento" para su evento.


La mayoría de los eventos son financiados por patrocinadores, la venta de entradas, los presupuestos de marketing interno - o una combinación de los tres -. Al crear su presupuesto para el evento, tendrá que calcular cuánto dinero puede recaudar de manera realista de cada área. Antes de reservar su lugar o de firmar un contrato, es es una buena idea para empezar a recaudar de los patrocinadores, o la venta de boletos por adelantado para asegurarse de que hay suficiente interés en su idea para ser rentable.


Considere crowdfunding como una opción de recaudación de fondos y asistentes


Si es la primera vez que realizas eventos, las plataformas de crowdfunding pueden ser un gran apoyo para tu idea. Al publicar tus eventos en estas plataformas tendrás que prometer entradas para el evento a cambio del apoyo económico de los inversionistas y si no se cumple el numero mínimo de asistentes necesarios el capital recaudado sera regresado sin problemas a los inversionistas.


Uso de registro en linea



La manera más sencilla de asustar a los candidatos a participantes es utilizar un registro analógico (Fax, deposito bancario, registro en papel). Ofrecer el servicio de registro en linea para su evento asegura el mayor número de asistentes, una gestión y recaudación de datos muy eficaz 



Dar incentivos por reserva anticipada


Al momento de lanzar las entradas para su evento en pre venta ofrezca un descuento en las mismas, descuento que vaya descendiendo conforme se acerque la fecha del evento, de esta manera le da un incentivo a la gente para comprar antes el acceso a su evento








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